Conoscete in dettaglio la corretta definizione di “workflow”? Certamente, questo termine è ormai molto diffuso specialmente nell’ambito del marketing digitale (ma non solo). Tuttavia, il suo significato profondo andrebbe esplorato adeguatamente così da comprenderne appieno tutti i vantaggi e i benefici.
La definizione di workflow dovrebbe innanzitutto partire dalla traduzione generica del termine, che significa “flusso di lavoro”. Il workflow indica dunque la gestione dei processi lavorativi attraverso la creazione di modelli e il management informatico dell’insieme dei task da svolgere per raggiungere specifici obiettivi di business. Non solo: il workflow include e coinvolge anche tutti gli attori che sono parte di un particolare processo lavorativo/operativo.
In termini più specifici, il termine workflow potrebbe essere tradotto in italiano con la dicitura “gestione elettronica dei processi lavorativi”.
Ma cosa sono i processi lavorativi? Nient’altro che le interazioni tra i diversi attori coinvolti, sotto forma di scambio di informazioni.
Nella pratica, il workflow può descrivere:
- Il circuito di validazione
- I compiti da svolgere e gli attori in essi coinvolti
- Le tempistiche e le deadline da rispettare
- Le modalità di validazione dei processi
A livello più profondo, il workflow fornisce anche informazioni dettagliate sullo svolgimento dei singoli task a ciascuna delle figure di riferimento.
Per quanto riguarda le tipologie di worflow, esse sono essenzialmente due:
- Workflow procedurale: è conosciuto anche con il nome di “workflow di produzione” o “workflow direttivo”. Corrisponde a processi operativi già noti all’azienda e che vengono eseguiti secondo procedure assodate e prestabilite.
- Workflow ad hoc: si basa su un modello collaborativo che vede l’intervento delle figure coinvolte a seconda delle varie decisioni da prendere lungo il percorso, che è ovviamente dinamico perché non precedentemente stabilito e assodato.
Ora che abbiamo assodato la corretta definizione di workflow, è opportuno spendere due parole su quello che viene chiamato “motore di workflow”. Di cosa si tratta esattamente? Il motore di workflow altro non è che lo strumento attraverso il quale è possibile creare i modelli sopramenzionati, in modo tale da automatizzare in modo agile e fluido i processi operativi dell’azienda.
Il motore di workflow ha anche il vantaggio notevole di formalizzare specifiche regole o procedure aziendali così da automatizzare il decisionale.